Politique de confidentialité

Le responsable des traitements de PIO est l'Association OREMIS, association déclarée régie par la loi du 1er juillet 1901, représentée par Lucas VOLET, Président de l'association OREMIS.

Siège social

Allée des Fustiers, 13804 Istres CEDEX, France

Numéro RNA

W953006835

Protection des données (DPO)

Alexandra DELIRE, Délégué à la protection des données OREMIS

Pour vos données

dpo@oremis.fr

Contact général

contact@oremis.fr

Cette politique concerne PIO. Le site public de l'association a sa propre politique, sur oremis.fr (nouvel onglet).

Nous appliquons le Règlement général sur la protection des données (RGPD) et la loi Informatique et Libertés. Nous ne collectons que ce qui est utile, nous le gardons en sécurité et pas plus longtemps que nécessaire. Chaque traitement repose sur l'une de ces raisons, prévues par la loi :

• Votre engagement dans l'association (adhésion, bénévolat) : sans compte, pas d'accès aux outils ni d'organisation possible. C'est le cas de votre compte, de votre profil et de votre parcours.
• L'intérêt légitime de l'association à organiser ses missions de prévention et d'accompagnement, à suivre l'activité de ses bénévoles et à protéger ses outils (journal des connexions, sécurité).
• Votre consentement, pour ce qui est facultatif : la liste de diffusion par e-mail, la copie de vos tâches dans Google Tasks. Vous pouvez le retirer à tout moment.
• Une obligation légale, par exemple répondre à la demande d'une autorité.
• La protection d'une personne, dans les rares cas où sa vie ou sa sécurité est en jeu.

Selon votre rôle dans l'association, PIO peut enregistrer :

Votre identité et votre compte

Nom, prénom, genre (pour accorder les titres), date de naissance, ville, votre identifiant CIB, votre photo de profil, votre adresse @oremis.fr et votre mot de passe (enregistré chiffré, jamais lisible).

Vos coordonnées

Adresse e-mail personnelle, téléphone personnel, identifiant Discord si vous le donnez.

Votre place dans l'association

Délégation, pôles et équipes, fonctions et leur historique, qualifications et leur historique, badges, statut du compte (actif, inactif, suspendu...) et son historique, le résultat (oui ou non) des vérifications d'identité et d'honorabilité, et, le cas échéant, l'indication qu'une vérification interne est en cours.

Votre activité

Participations aux événements, rapports d'activité, articles, commentaires et réactions, tâches et projets, notifications, réglages et préférences (affichage, e-mails).

Le suivi par l'équipe

Les notes de suivi (ressources humaines, notes de service), et l'historique des modifications faites sur les comptes et les profils (qui a changé quoi, et quand).

Votre candidature

Si vous postulez à une mission (espace « Engagement et Vie Associative »), même avant d'être bénévole : vos réponses au formulaire, les étapes de votre candidature et vos rendez-vous.

Vos connexions

Date, adresse IP, navigateur et type d'appareil de chaque connexion, l'adresse IP utilisée lors de votre inscription, et un identifiant d'appareil gardé dans un cookie (voir la page Cookies et stockage).

PIO sert à organiser la vie des bénévoles : il ne demande aucune information sur les élèves ou les familles que l'association accompagne.

Certaines données sont dites « sensibles » par le RGPD (article 9) : santé, handicap, opinions, religion, orientation sexuelle... PIO ne vous les demande pas. Si l'une d'elles devait être notée, par exemple pour adapter une mission à votre situation, ce ne serait que si c'est vraiment nécessaire, et elle serait réservée aux seules personnes qui en ont besoin.

Dans les zones de texte libre (commentaires, notes, tâches), merci de ne rien écrire de sensible sur vous ou sur d'autres personnes.

• Créer et gérer votre compte, et vous permettre de vous connecter à PIO et aux autres outils d'OREMIS.
• Organiser l'association : délégations, équipes, fonctions, organigramme, recrutement des bénévoles.
• Suivre votre parcours : formation, qualifications, badges, ancienneté.
• Faire vivre la communauté : événements, Gazette, commentaires, tâches et projets.
• Vous tenir informé : notifications dans PIO et par e-mail, selon vos réglages.
• Prendre de vos nouvelles quand vous ne vous connectez plus, puis mettre votre compte en pause.
• Protéger les comptes : alerte en cas de connexion depuis un nouvel appareil, vérification anti-robot, journal des connexions.
• Produire des statistiques internes sur l'activité de l'association.

Aucune utilisation commerciale : vos données ne sont jamais vendues, louées ni utilisées pour de la publicité.

• Les autres membres voient ce qui est utile à la vie de l'association : votre nom, votre photo, votre délégation, vos fonctions, vos badges et ce que vous publiez.
• Les personnes habilitées, selon leur fonction (responsables, ressources humaines, administrateurs), voient les informations dont elles ont besoin. Votre e-mail personnel, votre téléphone et votre date de naissance ne sont visibles que par vous et par ces personnes. Les notes de suivi des ressources humaines ne sont lues que par les responsables habilités, au niveau national ou local.
• Les autres applications internes d'OREMIS (la connexion unique et les applications métier de l'association) reçoivent de PIO les informations dont elles ont besoin, par une interface protégée : chacune a sa propre clé d'accès, limitée à ce qu'elle est autorisée à lire.
• Nos prestataires techniques, présentés juste en dessous, et seulement pour le service qu'ils rendent.
• Les autorités (police, justice...), uniquement quand la loi nous y oblige.

• OVH SAS France

  Héberge PIO et ses données sur des serveurs dédiés, à Gravelines et Roubaix (France).

• Cloudflare, Inc. États-Unis

  Se place devant le serveur pour le protéger des attaques et accélérer l'affichage : il voit passer les échanges (dont votre adresse IP) sans stocker le contenu de PIO. Il fournit aussi la vérification anti-robot (Turnstile) de l'inscription, du mot de passe ou de l'identifiant oublié, et de la connexion après plusieurs essais.

• Google (Google Workspace) États-Unis

  Fournit les comptes @oremis.fr et la connexion avec Google. PIO y envoie votre photo de profil et gère votre compte (activation, groupes). Il peut ajouter à votre agenda Google les événements auxquels vous participez, ajoute les rendez-vous de recrutement à l'agenda des recruteurs (avec un lien Google Meet), affiche le nombre de messages non lus de votre boîte @oremis.fr (PIO ne lit jamais vos e-mails) et, si vous l'activez, copie vos tâches dans Google Tasks. Enfin, les e-mails de PIO (notifications, alertes, rappels) sont envoyés par le service d'envoi de Google Workspace de l'association.

• Discord États-Unis

  PIO publie sur le serveur Discord de l'association le programme des événements de la semaine, et des messages internes écrits par les équipes habilitées (ressources humaines, aide aux superviseurs).

• YouTube Seulement si vous cliquez

  Les vidéos des annonces, des articles et des événements ne sont chargées depuis YouTube que lorsque vous cliquez sur « Lire la vidéo ».

Certains de ces prestataires sont des entreprises américaines. Quand des données quittent l'Union européenne, le transfert s'appuie sur les garanties prévues par le RGPD, comme les clauses contractuelles types de la Commission européenne ou le cadre de protection des données UE-États-Unis.

Votre compte

Tant que vous êtes membre. Sans connexion de votre part, nous vous écrivons au bout de 30, 60 puis 85 jours, puis votre compte est mis en pause (inactif) au bout de 90 jours : il n'est pas supprimé, et il se réactive dès que vous revenez.

Une inscription jamais confirmée

Mise à la corbeille 48 heures après l'inscription, puis supprimée définitivement 8 semaines plus tard.

Les notifications

Celles que vous avez lues sont supprimées 90 jours après leur envoi.

Les candidatures

Un brouillon, une candidature en cours ou retirée, sans nouvelles depuis 6 mois, est supprimé. Les autres (acceptées, refusées, réorientées ou gardées pour une autre mission) sont conservées le temps nécessaire au suivi du recrutement, puis supprimées.

Les cookies

13 mois au plus (le détail est sur la page Cookies et stockage).

Les sauvegardes et les journaux techniques des serveurs

30 jours, puis ils sont effacés automatiquement.

Le journal des connexions, l'historique des modifications et les notes de suivi

Le temps nécessaire à la sécurité des comptes et au suivi de l'association, puis supprimés.

Quand votre compte est supprimé définitivement à votre demande, votre profil, votre historique, vos notifications et l'historique des modifications qui vous concernent sont effacés. Les contenus utiles aux autres (événements organisés, articles, commentaires) restent, mais ne sont plus reliés à vous. Seul votre numéro CIB est gardé, pour qu'il ne soit jamais attribué à quelqu'un d'autre.

• Chaque personne ne voit que ce dont sa fonction a besoin : les droits sont attribués fonction par fonction.
• Les mots de passe sont enregistrés chiffrés : personne, même à OREMIS, ne peut les lire.
• Vous recevez un e-mail quand votre compte se connecte depuis un appareil inconnu.
• Les échanges avec PIO sont chiffrés, et les serveurs sont protégés contre les attaques.
• Les accès aux outils d'OREMIS entre eux sont protégés par des clés et des droits limités.

Vous gardez la main sur vos données. Vous pouvez :

• y accéder et en recevoir une copie ;
• les faire corriger si elles sont fausses ou incomplètes ;
• les faire effacer ;
• en limiter l'utilisation ;
• les récupérer dans un format lisible par un ordinateur (portabilité) ;
• vous opposer à un traitement ;
• retirer votre consentement à tout moment, quand il a été demandé ;
• donner des directives sur ce que deviendront vos données après votre décès.

Comment faire ? Écrivez à dpo@oremis.fr. Pour recevoir une copie de vos données tout de suite, connectez-vous et ouvrez la carte « Mes données » de Mes paramètres : le bouton « Recevoir mes données » prépare un dossier avec toutes vos données et vous envoie le lien de téléchargement par e-mail. Vos préférences d'e-mails se changent aussi dans « Mes paramètres ». Si vous n'occupez aucun poste, vous pouvez aussi supprimer vous-même votre compte depuis la carte « Supprimer mon compte » de Mes paramètres : il est fermé dès que vous confirmez par e-mail, puis supprimé définitivement 30 jours plus tard, sauf si vous vous reconnectez d'ici là.

Nous vous répondons dans un délai d'un mois. Pour une demande complexe, ce délai peut être prolongé de deux mois : nous vous prévenons alors. Si nous avons un doute raisonnable sur votre identité, nous pouvons vous demander de la confirmer.

Si vous estimez que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez adresser une réclamation à la CNIL (nouvel onglet).

L'inscription à PIO est réservée aux personnes de 18 ans ou plus : la date de naissance indiquée à l'inscription doit le confirmer. Si un mineur devait un jour utiliser PIO, ses données ne seraient traitées qu'avec l'accord de ses représentants légaux.

Cette politique peut évoluer, par exemple quand PIO change ou quand la loi évolue. La date de dernière mise à jour est indiquée en haut de cette page. À chaque changement, nous prévenons tous les membres par une notification dans PIO (et par e-mail, selon vos réglages).